Notwendige Angaben auf Geschäftsbriefen: Steuernummer?

Auf allen Geschäftsbriefen einer Handelsgesellschaft müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden (§ 125a HGB). Für den Einzelkaufmann gilt § 37a HGB, für die Aktiengesellschaft § 80 AktG, für die GmbH § 35a GmbHG und für die Genossenschaft § 25a GenG.

Geschäftsbriefe sind auch

• E-Mails und Faxe
• Geschäftsrundschreiben
• Angebote
• Preislisten
• Formularmäßige Mitteilungen
• Erklärungen (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Quittungen)
• Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z. B. Kündigungen)

Weder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) noch die Steuernummer noch die Bankverbindung müssen auf den Geschäftsbriefen aufgeführt werden.

Die Steuernummer ist eine Zuordnungsnummer, unter der das Finanzamt alle steuerlichen Daten einer natürlichen oder juristischen Person verwaltet und aufbewahrt. Sowohl bei der schriftlichen aber auch bei der telefonischen Kommunikation mit dem Finanzamt wird regelmäßig die Steuernummer zu nennen sein. Es gehört wenig Phantasie dazu, sich vorzustellen, welche telefonischen Auskünfte der zuständige Bearbeiter beim Finanzamt dann erteilen könnte.

Steuernummer oder USt-ID sind gemäß § 14 Abs. 4 Ziff. 2 UStG auf Rechnungen erforderlich, nicht aber auf Geschäftsbriefen.

Die Angabe der USt-ID oder einer Wirtschafts-Identifikationsnummer nach § 139c der Abgabenordnung ist hierneben noch nach § 5 Abs. 1 TMG im Impressum eines Online-Händlers erforderlich.

Konsequenz für die Praxis

Weder die Steuernummer noch die USt-ID gehören auf Geschäftsbriefe. Diese Daten ermöglichen Missbrauch, weshalb sie nur an den gesetzlich vorgegebenen Stellen einzusetzen sind.